Hinweisgeber-Portal

Liebe Mitarbeitende,

auch in unserem Unternehmen können Unregelmäßigkeiten auftreten, die einzelnen Personen oder der gesamten Unternehmensgruppe schaden können. Wir hoffen, dass alle Mitarbeitende genug Vertrauen in die Geschäftsführung haben, um solche Themen offen anzusprechen, z. B. gegenüber ihrer/-m Vorgesetzten oder dem HR-Bereich.

Unser Hinweisgebersystem easyline

Es gibt allerdings Situationen, in denen es möglichen hinweisgebenden Personen nicht ratsam erscheint, persönlich auf die Unregelmäßigkeiten hinzuweisen oder in denen sie lieber über ein klar geregeltes Verfahren kommunizieren möchten. Deswegen haben wir mit einem kompetenten Partner (Compliance Kompakt – „CK“) ein Hinweisgebersystem eingerichtet, welches im Kern auf einer Internet-basierten Plattform („easyline“) beruht und ergänzend eine eigene Telefonverbindung und das Angebot eines persönlichen Treffens enthält. Das System ist ausschließlich für eine zuständige Mitarbeitende (Reporting Office) sowie CK einsehbar.

Der Zugang zum Whistleblowing-System ist auf unserer Homepage verlinkt. Das System entspricht den Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie sowie dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz und weist hohe Sicherheitsstandards auf.

Zugang zum, wenn gewünscht, auch anonymen Hinweisgebersystem mit allen zur Verfügung stehenden Kanälen (per Internet-basierter Plattform, per Telefon oder per persönlichem Treffen) erhalten Sie hier:

www.drk-lueneburg.ck-easyline.de

Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung der Plattform Ihre IP-Adresse nicht nachverfolgt werden kann und nicht gespeichert wird. Weitere Hinweise zur Wahrung der Anonymität, zum Verfahren und zum Datenschutz erhalten Sie direkt auf unserer Plattform.

Wer kann eine Meldung abgeben?

Alle Mitarbeitenden und alle Externen wie Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten können eine Meldung abgeben.

Was kann gemeldet werden?

Es können alle konkreten Beobachtungen gemeldet werden, die auf

• Straftatbestände (insbesondere Betrug und fehlerhafte Rechnungslegung, Korruption)
• Verstöße gegen andere gesetzliche Vorschriften
• Verhaltensweisen, die einen erheblichen Schaden für unser Unternehmen verursachen können (z.B. Missachtung von Interessenkonflikten, d.h. geschäftliche Entscheidungen werden im privaten Interesse getroffen)

hindeuten.

Beobachtungen, die lediglich auf ein im Unternehmensinteresse unerwünschtes Verhalten hindeuten, das keine erheblichen Auswirkungen hat (bspw. unfreundliches Verhalten im Berufsalltag) sollen nicht gemeldet werden. Meldungen mit einem solchen Inhalt werden nicht bearbeitet.

Wie kann gemeldet werden?

Es gibt drei mögliche interne Meldewege:

• IT-Plattform
• Telefon
• persönliches Treffen

Über die Plattform sind auch anonyme Meldungen mit weiterer anonymer Kommunikation, einschließlich der Übermittlung von Dateien, möglich.

Bin ich bei Meldungen geschützt?

Der Inhalt der Meldung und der Kommunikation mit der Meldestelle auf der IT-Plattform ist mit einem hohen Standard gegen unbefugte Einsichten geschützt. easyline kann vollständig anonym genutzt werden. Falls Sie Ihre persönlichen Daten nennen, sind diese unseren Fallbearbeitern, unseres unabhängigen Beraters Compliance Kompakt (CK) und ggf. bei einer internen Untersuchung zur Aufklärung des Sachverhalts hinzugezogenen weiteren Fallbearbeitern zugänglich.

Es ist nicht auszuschließen, dass wir von der Meldung betroffenen Personen die Quelle nennen müssen, aus der ihre personenbezogenen Daten stammen. Wenn wir die Identität der hinweisgebenden Person kennen, kann es kann also sein, dass die von der Meldung betroffene Person erfährt, wer sie beschuldigt hat. Deshalb raten wir Ihnen, Meldungen anonym über easyline abzugeben.

Bitte beachten Sie, dass Ihre IP-Adresse nicht nachverfolgt werden kann und nicht gespeichert wird. Weitere Hinweise zur Wahrung der Anonymität, zum Verfahren und zum Datenschutz erhalten Sie direkt auf unserer Plattform.

Wer empfängt die Meldung?

Die Meldung wird in unserem Auftrag von Compliance Kompakt (www.compliancekompakt.de) als unabhängigem Berater entgegengenommen. CK arbeitet mit unseren Fallbearbeitern eng zusammen, kommuniziert mit der hinweisgebenden Person und berät uns bei den ggf. zur Aufarbeitung notwendigen Maßnahmen. Unsere Fallbearbeiter haben ebenfalls direkten Zugriff auf den Inhalt der Meldungen und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person.

Wie kann die hinweisgebende Person mit CK kommunizieren?

Über die Case-ID und das zugehörige Passwort kann sich die hinweisgebende Person jederzeit bei easyline einloggen, mit den Fallbearbeitern von CK (auch anonym) kommunizieren, deren Fragen beantworten, ggf. weitere Angaben machen und Dateien hochladen. Case-ID und Passwort werden beide bei der Meldung über easyline automatisch vergeben.

Was geschieht nach einer Meldung?

Bei stichhaltigen Meldungen klären wir den Sachverhalt - soweit es uns möglich ist - auf und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen.

Wer entscheidet über die Aufarbeitung von Meldungen?

Über die Durchführung einer internen Untersuchung zur Aufklärung möglicher Unregelmäßigkeiten und über den Abschuss des Verfahrens entscheidet eigenständig und unabhängig das Reporting Office.

Was geschieht nach der Aufarbeitung einer Meldung?

Das aus der Geschäftsführung gebildete Compliance Committee entscheidet auf Basis der ihnen vom Reporting Office übermittelten Informationen und der Empfehlungen von CK ggf. über weitere Maßnahmen disziplinarischer oder organisatorischer Art.

Welche Informationen erhält die hinweisgebende Person?

Die hinweisgebende Person erhält zeitnah eine Bestätigung des Eingangs ihrer Meldung und wird nach dem Abschluss der Untersuchungen über das Ergebnis und die ggf. gezogenen Konsequenzen unterrichtet.

Wo finde ich weitere Informationen?

Weitere Informationen enthält die in unserem Intranet hinterlegte Hinweisgeberrichtlinie.

Gibt es weitere Möglichkeiten einer internen Meldung?

Sie können sich – wie bisher – auch an Ihre/-n Vorgesetzten:in, den HR-Bereich oder die Geschäftsführung wenden. Diese/r wird den Inhalt der Meldung über das Reporting Office an CK weiterleiten.

Gibt es auch externe Meldekanäle?

Ein/-e Hinweisgeber:in kann sich auch direkt an eine externe Meldestelle des Bundes wenden.

Wir haben alle Vorkehrungen getroffen, dass uns Hinweise sicher erreichen, auf Wunsch anonym abgegeben und kompetent bearbeitet werden können. Mit einer Meldung an uns sind wir in der Lage, den Hinweisen zügig und effektiv nachzugehen, um schnell die notwendigen Folgemaßnahmen einzuleiten und unsere Unternehmen vor Schaden zu schützen.

Helfen Sie uns dabei!